Ob Sie neu eine Firma gründen oder schon lange ein Unternehmen führen, ob Sie in einer leitenden Position oder angestellt sind, die Digitalisierung des Arbeitsplatzes wird immer relevanter, egal in welcher Branche Sie tätig sind. Um nicht von der Konkurrenz überholt und links liegen gelassen zu werden, lohnt es sich, das Unternehmen auf allen Ebenen fit für das digitale Arbeiten zu machen. Doch was bedeutet der digital Workplace und wie kann dieser am besten umgesetzt werden?

Unter dem Begriff Digital Workplace versteht man die virtuelle Ablösung vom physischen Arbeitsplatz. Die Unternehmensprozesse, Kommunikation und die Effizienz können so gesteigert werden. Zudem kann die Flexibilität erhöht werden, da man auf alle relevanten Daten und Programme von überall zugreifen kann. So entsteht häufig ein fast „papierloses“ Unternehmen, da alle unternehmerisch relevanten Arbeiten digitalisiert vorhanden sind. Viele Unternehmen nutzen die Digitalisierung auch, um bessere Informationen über ihre Leistung und ihre Präsenz bei den Kunden zu erhalten. Denn viele Prozesse, welche mit digitalen Tools ausgeführt werden, verfügen über Analyse-Modelle, mit denen die Wirkung von laufenden Geschäften präziser und einfacher ausgewertet werden können. Dies kann die Effizienz des gesamten Unternehmens beeinflussen.

Welche Tools braucht ein Unternehmen?

Als erstes sollten sich Unternehmen einen Überblick verschaffen, welche Arbeitsabläufe bereits digitalisiert sind und wo noch Nachholbedarf besteht. Informieren Sie sich dabei auch bei den Mitarbeitenden, um ihre Wünsche und Bedürfnisse an einen digitalen Arbeitsplatz zu erfahren. Die Tools können sich nämlich dann nach diesen Wünschen ausrichten lassen und z.B. das Homeoffice oder andere flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen. Wichtig ist, dass Sie als Unternehmen genügend Zeit einplanen, um diese digitale Umstellung zu planen und verschiedene Tools auszuprobieren. Sie sollten auch mit allen Abteilungen zusammenarbeiten und schauen, dass die Tools den Wünschen der Mitarbeitenden entsprechen. Es lohnt sich, diese Anwendung erst einmal nur punktuell anzuwenden, bevor man es in der ganzen Firma implementiert.

Sicherheitsaspekte, welche es zu beachten gibt

Viele dieser digitalen Anwendungen sind cloudbasiert und verlangen darum nach zusätzlichen Sicherheitsmassnahmen. Es sollte daher bei der Auswahl der Tools beachtet werden, dass die Daten des Unternehmens geschützt sind. Zudem müssen die Mitarbeitenden geschult werden, um Sicherheitsrisiken zu vermeiden. Wenn jeder mit seinen eigenen Geräten auf firmenrelevante Dokumente zugreift, kann die Gefahr von Viren erhöht werden. Es sollte daher ein Sicherheitskonzept erarbeitet werden, wie solche Gefahren vermindert werden können.

Die Mitarbeitenden in das neue System einführen

Digitale Systeme sind nur so gut wie die Menschen, die sie gebrauchen. Eine intensive Schulung mit den neuen Tools ist somit unumgänglich. Wichtig ist daher auch die Bereitschaft der Mitarbeitenden, offen zu sein für neue Systeme und Anwendungen und das Interesse, stetig mit neuen Werkzeugen zu arbeiten. Denn ein Unternehmen kann nicht auf eine einmalige Umstellung des Arbeitsplatzes zählen, sondern sollte offen sein, diese Systeme laufend weiterzuentwickeln. Viele Mitarbeitende werden auch die vorhandenen Systeme immer weiter optimieren und das Beste für das Unternehmen rausholen. Bleiben Sie also als Unternehmen am Ball und verpassen Sie nicht die Chance, welche ein digitaler Arbeitsplatz bieten kann.

Quelle: www.digitaler-mittelstand.de; www.forbes.com